Facility
·
10 min čitanja
Upravljanje radnim nalozima za održavanje HVAC sustava
Izazovi u održavanju HVAC sustava u objektima
Prije nekoliko mjeseci, obratila nam se tvrtka specijalizirana za tehničko održavanje i servisiranje HVAC sustava. Poznata kao lider u svojoj industriji, godinama su gradili snažnu reputaciju. No, kao i mnoge tvrtke, počeli su se boriti s rastućim brojem zahtjeva za uslugama i nedostatkom jasnog procesa radnih naloga za održavanje. Održavanje svega organiziranim postalo je izazov i usporavalo ih je.
Najveći problem za njih? Zahtjevi za radom dolazili su sa svih strana: uglavnom telefonom, neki putem online obrasca, a povremeno bi ljudi jednostavno navratili u ured. Bilo je to posvuda. Nije postojao jasan, centraliziran sustav, što je rezultiralo sljedećim: detalji su često bili propušteni ili zapisani drugačije ovisno o tome tko je primio poziv. Ponekad čak ni osoba koja je vodila bilješke nije bila sigurna što je napisano. S vremenom je to dovelo do kašnjenja, nereda i puno frustracija s obje strane: kupaca, ali i zaposlenika.
Kako je opseg radova održavanja nastavio rasti, tako su rasla i operativna uska grla. Tvrtki je bio potreban pametniji način upravljanja svime od primanja zahtjeva za radnim nalogom do dovršetka i izvještavanja o usluzi.
Faza otkrivanja: Slušanje svake uloge
Kada nam se klijent prvi put obratio, bilo je jasno da Serwizz već pokriva većinu onoga što su tražili. Platforma je ispunjavala mnoge okvire koje su željeli: strukturirano upravljanje radnim nalozima, jednostavno dodjeljivanje zadataka i vidljivost u cijelosti. Ali da bi to stvarno funkcioniralo onako kako njihov tim radi iz dana u dan, morali smo detaljnije pogledati.
Tu je došla faza otkrivanja.
Za početak, organizirali smo niz radionica za otkrivanje. Ove sesije uključivale su ne samo više rukovodstvo, već i ljude koji bi sustav zapravo koristili svaki dan: administrativno osoblje koje bilježi zahtjeve, koordinatore usluga, financijske i nabavne timove, i što je najvažnije, terenske tehničare.
Vjerujemo da je to jedan od najkritičnijih dijelova dizajniranja bilo kojeg softvera: slušanje svake korisničke grupe. To nam pomaže razumjeti različite tijekove rada, probleme i potrebe u cijeloj tvrtki. Slušajući sve uključene, mogli smo identificirati što je trebalo ostati, što je trebalo poboljšati i gdje bi nekoliko pametnih prilagodbi učinilo svu razliku.
Jer to je temeljna ideja iza Serwizza — za razliku od mnogih drugih platformi, on se prilagođava vašim postojećim tijekovima rada, tako da ne morate mijenjati način na koji radite samo da biste prešli na digitalno.
Od otkrivanja do prilagodbe: Izgradnja pravih alata
Nakon prikupljanja povratnih informacija, usporedili smo očekivanja korisnika i identificirali zajedničke ciljeve. Kao što je spomenuto, platforma Serwizz već je imala mnoge moćne značajke, ali kako bi se uistinu uklopila u tijek rada tvrtke, izgradili smo prilagodbe specifične za način na koji oni rade.
Jedno veliko poboljšanje bila je centralizacija upravljanja radnim nalozima. U starom sustavu, zahtjevi za uslugama ručno su se prepisivali u proračunske tablice ili fizičke dokumente. U novoj aplikaciji, sve počinje digitalno. Sada, kada stigne zahtjev za radnim nalogom, on se bilježi izravno u sustav. Voditelj može brzo pregledati zahtjev, kreirati radni nalog, dodijeliti ga tehničaru i postaviti prioritet — sve u samo nekoliko klikova.
Sustav radnih naloga standardizira terminologiju u cijelosti. Svi se odnose na iste dijelove, postupke i kategorije usluga. To eliminira zabunu i osigurava da su tehničari i koordinatori uvijek na istoj stranici.
Pogled tehničara: Pojednostavljen rad na terenu
Iz perspektive tehničara, novi sustav znatno olakšava svakodnevne zadatke. Svaki tehničar prima dodijeljene radne naloge za održavanje u aplikaciji, organizirane po datumu i hitnosti. Jasno mogu vidjeti što treba učiniti za svaki posao — nema više pozivanja ureda radi uputa.
Na terenu, tehničari mogu snimati i učitavati fotografije prije i poslije popravaka. Mogu pratiti svoje unose vremena - uključujući radne sate, vrijeme putovanja i dodavati bilješke, sve to izravno sa svog telefona. To voditeljima daje uvid u aktivnost tehničara i omogućuje bolje planiranje i raspodjelu resursa.
Nakon što je posao završen, tehničar može dovršiti radni nalog i otići kući. Zašto? Pa, sada mogu uhvatiti digitalni potpis klijenta i generirati servisni izvještaj samo jednim klikom. Nakon dugog dana, nema potrebe vraćati se u ured i obavljati papirologiju. To ubrzava tijek rada i omogućuje tehničarima da se usredotoče na svoj sljedeći zadatak bez nepotrebnih kašnjenja.
Aplikacija je stvorena na način da podržava i engleski i hrvatski jezik (a mogu se podržati i drugi jezici), što se pokazalo ključnom značajkom jer dio radne snage dolazi iz inozemstva. Bez obzira pregledava li netko primjer radnog naloga, unosi korištene materijale ili finalizira izvještaj, sve je predstavljeno na željenom jeziku.
Pogled menadžera: Operativni nadzor u stvarnom vremenu
Za voditelje, aplikacija pruža potpunu vidljivost u poslovanje tvrtke. Mogu pratiti svaki radni nalog za održavanje od podnošenja do dovršetka. Lako je vidjeti koji su zadaci na čekanju, u tijeku ili zatvoreni.
Praćenje inventara također je ugrađeno u sustav. Menadžeri mogu pratiti upotrebu dijelova i materijala, provjeravati razine zaliha i primati upozorenja kada je vrijeme za ponovnu narudžbu. To smanjuje rizik od nedostatka bitnih komponenti ili prekomjernog skladištenja predmeta koji se rijetko koriste.
Još jedna istaknuta značajka je povijest servisa opreme. Za svaki komad opreme, sustav vodi detaljan dnevnik održavanja. Menadžeri dobivaju automatske podsjetnike kada je preventivno servisiranje dospjelo — pomažući u smanjenju kvarova i produljenju životnog vijeka imovine.
Alati za praćenje vremena pružaju dodatne uvide. Menadžeri mogu procijeniti performanse tehničara na temelju stvarnih odrađenih sati i dovršenih poslova. To pomaže identificirati najbolje izvođače i također otkriva područja gdje bi mogla biti potrebna dodatna obuka ili podrška.
Svi podaci o klijentima i partnerima pohranjuju se u bazi podataka s mogućnošću pretraživanja. Ugovori su povezani s računima i automatski se označavaju kada im ističe rok, dajući prodajnom ili računovodstvenom timu vremena za djelovanje.
Pogled klijenta: Potpuna transparentnost i samoposluživanje
Klijenti također imaju velike koristi od novog sustava. Putem namjenskog partnerskog portala, mogu podnijeti zahtjev za radnim nalogom, učitati detalje i provjeriti status svog radnog naloga za održavanje u bilo kojem trenutku. Ovaj pristup samoposluživanja značajno smanjuje broj telefonskih poziva i e-poruka s upitima za ažuriranja.
Klijenti cijene mogućnost da vide cijeli proces usluge u stvarnom vremenu. To im daje povjerenje da se njihovi zahtjevi shvaćaju ozbiljno i brzo rješavaju. Pružanjem primjera radnih naloga i ažuriranja napretka, tvrtka je poboljšala svoje odnose s kupcima i povećala zadovoljstvo u cijelosti.
Dodana vrijednost: Izvanmrežni način rada i duboka analitika
Još jedna velika prednost je izvanmrežni način rada. Iako smo navikli imati veze bilo gdje i u bilo koje vrijeme, mnoga servisna mjesta još uvijek imaju lošu ili nikakvu internetsku vezu. S našom aplikacijom, tehničari mogu nastaviti svoj rad kao i obično, jer će podaci biti spremljeni lokalno u aplikaciji i sinkronizirani kada veza postane dostupna.
U prikazu menadžera, ova aplikacija dolazi s korisnom, ali intuitivnom analitičkom nadzornom pločom koja voditeljima i voditeljima timova daje jasan pregled onoga što se događa. Mogu provjeriti stvari poput toga koliko brzo timovi reagiraju, koliko je radnih naloga još uvijek otvorenih, koji klijenti trebaju najviše podrške i kako svaki tehničar radi. S ugrađenim filtrima, lako je pronaći točno ono što tražite bez ikakvog napora. Menadžer se konačno može usredotočiti na stvarne podatke, umjesto da ih prikuplja. Ovi uvidi pomažu rano uočiti probleme, pratiti što funkcionira i nastaviti poboljšavati način na koji tim pruža usluge.
Što je radni nalog, zapravo?
Radni nalog nije samo popis zadataka, ukratko to je strukturiran način za traženje, planiranje, izvršavanje i dokumentiranje radova održavanja ili servisa. Bilo da se radi o rutinskom poslu održavanja ili hitnom popravku, radni nalog pruža odgovornost, sljedivost i jasnoću za sve uključene.
S modernim softverom za radne naloge za održavanje objekata poput Serwizza, tvrtke mogu smanjiti ljudske pogreške, ubrzati vrijeme odziva i pružiti bolje rezultate — sve to dok voditelje, tehničare i klijente drže u toku.
Za više informacija, pogledajte ove korisne resurse:
Zaključak: Stvarni rezultati za stvarni rad
Na kraju, ova tvrtka je učinila ono što se mnogi ustručavaju: Proveli su vlastitu retrospektivu, procijenili kako stvari funkcioniraju (ili ne funkcioniraju) i odlučili da je vrijeme za promjenu. Udruživanjem s nama i prilagodbom sustava njihovim stvarnim svakodnevnim potrebama, nisu samo riješili nekoliko problema, uspjeli su potpuno promijeniti način na koji vode svoje poslovanje.
Sada imaju čistu i jednostavnu aplikaciju koja radi za sve u lancu: tehničare na terenu, voditelje u uredu i klijente koji samo žele znati kada će njihov problem biti riješen. Nije blještava, ali obavlja posao: a to je ono što je stvarno važno.
