Jednostavna suradnja za vanjske timove

Kako je jedna tvrtka za popravak hladnjaka transformirala svoje poslovanje jednostavnim digitalnim alatom

Krenimo na kratko putovanje do hrvatske obale – negdje između Zadra i Dubrovnika – gdje Marko već više od 20 godina vodi svoj posao popravka rashladnih uređaja. Ono što je započelo kao skromna operacija koja je servisirala samo dvije trgovine, preraslo je u tvrtku kojoj vjeruje više od 40 trgovaca i lanaca supermarketa diljem Dalmacije.

No, kao i mnogi uspješni vlasnici tvrtki, Marko je došao do raskrižja.

Problem nije bila kvaliteta usluge – to ga je dovelo do ovdje. Problem je bio u obradi velikog broja dolaznih zahtjeva za uslugama od klijenata raširenih po regiji. Kako je potražnja rasla, tako je rastao i broj telefonskih poziva, e-poruka, SMS poruka i WhatsApp poruka – sve je stizalo u različito vrijeme, putem različitih kanala i često s nepotpunim informacijama.

U središtu ove komunikacijske oluje bila je Tatjana, Markova desna ruka u uredu. Davala je sve od sebe da prati sve dolazne zahtjeve, ali postajalo je jasno da stvari ne mogu ići ovako dalje. Vrijeme odziva se smanjivalo, koordinacija s timom za popravke postajala je neuredna, a Marko se bojao da bi jedna propuštena poruka mogla narušiti teško stečeno povjerenje dugogodišnjeg klijenta.

Dakle, Marko je vidio dvije mogućnosti:

1. Zapošljavanje više uredskog osoblja kako bi se nosilo s kaosom (što je značilo veće troškove),
2. Ili pokušati nešto pametnije.

Odabrao je pametniji put – i tu dolazi Serwizz.

Digitalni pomak koji je jednostavno imao smisla

Marko je odlučio uložiti u jednostavan, ali moćan digitalni alat: Serwizz. To je web-aplikacija koja pojednostavljuje način na koji servisne tvrtke poput njegove obrađuju dolazne probleme, dodjeljuju posao i održavaju jasnu komunikaciju.

Za Marka je to značilo da njegovi klijenti sada mogu prijaviti kvarove hladnjaka izravno putem aplikacije. Nema više jurnjave za e-porukama ili pokušaja tumačenja pola rečenice iz WhatsApp poruke. Sve ide putem Serwizza – strukturirano, s vremenskom oznakom i povezano s točnim hladnjakom i lokacijom.

Iz Tatjanine perspektive, to je bila prekretnica. Umjesto da ručno obrađuje desetke poruka dnevno, sada svoje vrijeme provodi organizirajući i određujući prioritete zadataka za tim za popravke, što je mnogo bolje iskorištavanje njezine stručnosti.

Kako funkcionira (i zašto funkcionira)

Evo kako se Serwizz uklapa u Markov tijek rada:

• Profili partnera: Marko može dodavati i upravljati svim svojim klijentima partnerima unutar aplikacije. To znači da svaki supermarket ili trgovina s kojom radi ima svoj profil, kontakt podatke i popis rashladnih jedinica.
• Baza podataka hladnjaka: Svaki hladnjak pod održavanjem pohranjen je u Serwizzu, zajedno s lokacijom i relevantnim detaljima. To omogućuje Markovom timu da točno zna o kojem se uređaju radi – bez nagađanja.
• Jednostavno prijavljivanje problema: Klijenti se mogu prijaviti, pregledati svoj popis hladnjaka, kliknuti na onaj koji ne radi, opisati problem i poslati zahtjev u samo nekoliko dodira. S njihove strane, to je jednostavno. S Markove strane, to je jasno i djelotvorno.
• Komunikacija u stvarnom vremenu: Putem komentara na svakoj servisnoj kartici, klijenti mogu postavljati pitanja, dobivati ažuriranja i vidjeti napredak popravka bez potrebe za izravnim pozivanjem ili slanjem poruka.
• Radni nalozi: Svaka servisna kartica može se brzo pretvoriti u radni nalog. Marko ili Tatjana mogu ga dodijeliti tehničaru, zakazati popravak i pratiti ga do završetka – sve unutar aplikacije.

Rezultati? Bolji tijek rada, sretniji klijenti

Otkako je implementirao Serwizz, Marko je zabilježio dramatično poboljšanje operativne učinkovitosti. Zahtjevi za uslugama više se ne gube u pristiglim porukama. Popravci se zakazuju brže. I možda najvažnije, klijenti se osjećaju saslušanima – jer jesu.

Aplikacija je Marku dala nešto što je potrebno svakom rastućem poslovanju: jasnoću.
Zna što je prijavljeno, tko to rješava i kada je predviđeno rješenje. Ta razina transparentnosti gradi povjerenje – i štedi vrijeme.

Što je sljedeće za Marka? Proširenje.
S operacijama koje već glatko teku duž obale, sada cilja na zagrebačku regiju. A s alatom poput Serwizza iza sebe, siguran je da njegov tim može podnijeti povećanu potražnju bez potrebe za udvostručavanjem osoblja ili rizika od izgaranja postojećeg tima.

Jedan mali pomak, velike dugoročne pobjede

Za Marka, usvajanje Serwizza nije bilo o „digitalnoj transformaciji“ u smislu popularnih izraza. Radilo se o rješavanju stvarnog, svakodnevnog problema alatom koji je imao smisla za njegovo poslovanje. Bez fensi uvođenja. Bez šestomjesečne krivulje obuke. Samo pametno, jednostavno rješenje koje se uklopilo u način na koji su već radili – i poboljšalo ga.

Ako se vaša tvrtka za popravke ili usluge suočava sa sličnim izazovima, možda je vrijeme da razmislite o takvom pomaku. Ne treba puno da se prijeđe iz kaosa u jasnoću.

Želite saznati više o tome kako vam Serwizz može pomoći?
Provjerite sve značajke za partnere ovdje