Što je 5S metoda u održavanju?

5S je jednostavan, ali iznimno koristan sustav koji je izvorno razvijen u Japanu kao dio lean proizvodnje. Pomaže timovima da ostanu organizirani, rade učinkovitije i spriječe probleme prije nego što se dogode. Umjesto da dodaje više posla timu, on zapravo uklanja prepreke u vašim svakodnevnim aktivnostima.

Ako ste ikada gubili vrijeme tražeći izgubljeni alat, prelazili preko stvari u radionici ili imali problem koji se mogao izbjeći, istina je, niste sami. Timovi za održavanje često su pod pritiskom, a kada stvari postanu užurbane, organiziranost je obično prva stvar koja popusti.

Primjer od jednog našeg klijenta:

“Tri tehničara su 45 minuta tražila moment ključ… ispostavilo se da je bio ispod hrpe priručnika, u stražnjem dijelu ladice, označen za HVAC.”

To je skoro dva sata kvalificiranog vremena, samo da bi se pronašao jedan alat.

Kad bi samo znali za metodu 5S… Ali bez brige. U ovom blogu ćemo razraditi svaki od pet S-ova, pokazati vam kako se primjenjuju na stvarni rad održavanja i dati vam praktične savjete kako 5S učiniti dijelom rutine vašeg tima.

A najbolji dio? Lako je započeti, pogotovo ako koristite alat poput Serwizz CMMS-a za podršku procesu.

Odakle potječe 5S metoda?

Metoda 5S započela je u Japanu, uglavnom u tvornicama poput Toyotine još 1950-ih. Bila je dio veće ideje nazvane "Lean Manufacturing", koja se svodila na smanjenje otpada i pametniji rad, a ne teži. Pet S-ova su japanske riječi koje pomažu timovima da svoja radna mjesta održavaju urednima i učinkovitima.

Čak i danas, 5S se koristi diljem svijeta, ne samo u tvornicama, već i u timovima za održavanje, uredima i svugdje gdje se ljudi žele organizirati.

Razrada metode 5S: Pet jednostavnih koraka

5S se odnosi na održavanje vašeg radnog prostora čistim, jasnim i lakim za rad.

Metoda 5S sastoji se od pet koraka i svaki korak počinje slovom S. U osnovi, 5S je jednostavan način za minimiziranje kaosa i olakšavanje svakodnevnog održavanja.

Evo kratkog pregleda svakog koraka:

1. Sortiranje (Seiri): Riješite se onoga što vam ne treba
2. Postavljanje u red (Seiton): Dajte svemu svoje mjesto
3. Sjaj (Seiso): Očistite svoj prostor i opremu
4. Standardizacija (Seiketsu): Neka novi način postane vaša norma
5. Održavanje (Shitsuke): Održavajte navike dugoročno

Svaki se nadovezuje na prethodni. A kada ih sve spojite, ne dobivate samo čišću radionicu: dobivate manje kvarova, manje izgubljenog vremena i najvažnije: tim koji bolje surađuje.

Dalje, razradimo svaki "S" i pokažimo kako se on zapravo primjenjuje u stvarnom radu održavanja.

Korak 1 – Sortiranje (Seiri)

Prvi korak u 5S-u je uklanjanje nereda. To znači prolazak kroz vaše alate, dijelove i opremu i odlučivanje što je stvarno potrebno, a što uopće nije potrebno.

U održavanju, baš kao i u svakodnevnom životu, lako je zadržati alate "za svaki slučaj" ili stare dijelove koji se rijetko koriste. Ali zadržavanje previše stvari može vas usporiti. Gubite vrijeme tražeći, a vaš radni prostor postaje pretrpan i neuredan.

Sortiranje vam pomaže:

• Pronaći i zadržati samo alate i dijelove koje stvarno koristite
• Baciti ili spremiti ono što je pokvareno, zastarjelo ili nepotrebno
• Osloboditi prostor za ugodniji i sigurniji rad

Dobar savjet je uključiti cijeli tim. Kada svi pomažu u odlučivanju što ostaje, a što ne, lakše je kasnije održavati područje urednim.

Korištenje alata poput Serwizza također olakšava sortiranje: praćenjem onoga što imate, što najviše koristite i kada dijelove treba zamijeniti, izbjegavate kupnju duplikata ili pohranjivanje beskorisnih predmeta.

Korak 2 – Postavljanje u red (Seiton)

Nakon što su nepotrebne stavke uklonjene sortiranjem (Seiri), cilj postavljanja u red je uspostaviti logičan i strukturiran raspored koji promiče jednostavan pristup, minimizira vrijeme pretraživanja i poboljšava ukupnu učinkovitost radnog toka.

"Postavljanje u red" znači organiziranje vašeg radnog prostora tako da se alati, dijelovi i oprema lako pronalaze, ali i vraćaju na mjesto. Cilj? Manje vremena provedenog u pretraživanju, manje hodanja naprijed-natrag i manje prekida tijekom posla.

Evo kako to može funkcionirati u okruženju održavanja:

• Sjenčanje alata: Dajte svakom alatu fiksno mjesto: ploče za sjenčanje ili izrezi od pjene izvrsni su za to. Ako nešto nedostaje, to je odmah očito.
• Zone radnog toka: Podijelite svoj prostor u zone na temelju vrste posla koji se obavlja. Na taj način, alati i dijelovi ostaju blizu mjesta gdje se zapravo koriste.
• Vizualne oznake i natpisi: Koristite jasne oznake, znakove i kodiranje bojama. Ako netko mora nagađati gdje nešto ide, sustav ne radi.
• Ergonomski rasporedi: Postavite često korištene alate na dohvat ruke kako biste smanjili kretanje i smanjili umor, posebno tijekom duljih poslova.

Ovaj korak nije o savršenoj urednosti, već o tome da rad bude lakši i brži.

Bonus savjet: Ako novi član tima ne može shvatiti gdje stvari pripadaju unutar pet minuta, to je znak da vaš sustav treba doraditi.

Serwizz i ovdje može pomoći. Možete označiti opremu, pratiti inventar, pa čak i učitati fotografije tako da cijeli vaš tim zna što gdje ide i ništa se ne izgubi.

Korak 3 – Sjaj (Seiso): Ne dopustite da se nered nagomila

Ovo je jednostavno: ako je vaš prostor prljav, vaša će oprema patiti.

Ne govorimo o dubinskom čišćenju ili uljepšavanju radionice za posjetitelja. Sjaj znači održavanje stvari dovoljno čistima da možete uočiti curenja, trošenje, oštećenja i riješiti ih prije nego što postanu pravi problem.

Prljavština skriva probleme. Prašina začepljuje stvari. Prolijevanja postaju opasnost od klizanja. S vremenom se nered pretvara u kvarove.

Kako Sjaj izgleda na terenu

• Obrišite strojeve nakon upotrebe.
• Odmah očistite ulje, rashladnu tekućinu ili krhotine, a ne "kasnije".
• Održavajte alate čistima i provjeravajte ih dok radite.
• Ne dopustite da se smeće gomila na klupama ili kolicima.
• Odvojite 30 sekundi da potražite oštećenja ili curenja dok čistite.

Ne radi se o ribanju svega do savršenstva. Radi se o održavanju vaše opreme u dobrom radnom stanju.

Najveća pogreška? Ostavljanje čišćenja kao "tuđeg posla". Tada se sve raspada.

Evo što zapravo funkcionira:

• Dodajte jednostavne zadatke čišćenja u svakodnevne rutine: prije ili poslije posla, ili tijekom primopredaje smjene.
• Koristite kontrolne popise kako biste bili dosljedni. Ne mora biti otmjeno, samo jasno.
• Dodijelite područja ili strojeve određenim osobama tako da svi znaju za što su odgovorni.
• Napravite brzu tjednu provjeru kako biste vidjeli kako se stvari drže.

Jedan od naših korisnika rekao nam je da su počeli s 3-minutnim čišćenjem prije ručka i prije odlaska s posla. Samo navika, ništa formalno. Nekoliko tjedana kasnije, imali su manje sigurnosnih problema, manje zamjena alata i brže vrijeme odziva tijekom kvarova.

Zašto? Jer im nered više nije smetao.

Uz Serwizz, te zadatke čišćenja možete dodati izravno u radne naloge, povezati kontrolne popise s imovinom i pratiti tko je što radio. Pomaže da Sjaj postane navika, a ne jednomjesečno panično čišćenje.

Korak 4 – Standardizacija (Seiketsu)

Organizirati se je jedno. Ostati takav? Tu počinje pravi posao.

Standardizacija znači uzimanje onoga što funkcionira: sortiranje, čisti radni prostor, rutine i pretvaranje toga u sustav koji cijeli tim može slijediti. Bez nagađanja, bez "Mislio sam da ti to radiš" trenutaka. Samo jasni koraci, učinjeni na isti način svaki put.

Započnite pisanjem kako bi se posao trebao obaviti. Zamislite to kao recept:

• Koji su vam alati potrebni?
• Koji je najsigurniji način da se to učini?
• Ima li provjera koje treba obaviti prije ili poslije?
• Postoji li nešto što OEM kaže da morate učiniti?

Neka bude jednostavno i jasno. Dodajte fotografije ako možete. Nitko ne želi čitati hrpu teksta dok stoji ispred stroja.

Nakon što ste zapisali korake, pretvorite ih u kontrolne popise. Kontrolni popisi pomažu da se ništa ne propusti.

Ne možete se sjetiti što provjeriti na toj staroj pumpi? Na popisu je. Trebate dvaput provjeriti nekoliko sigurnosnih koraka prije početka posla? Popis vas pokriva.

Ne morate se oslanjati na pamćenje i ne gubite vrijeme nagađajući. Samo slijedite popis i nastavite s poslom.

Uz Serwizz, te kontrolne popise možete priložiti izravno zadatku ili imovini, tako da tehničari imaju sve što im je potrebno ispred sebe: bez nagađanja.

Korak 5 – Održavanje (Shitsuke)

Istina je: svatko može jednom očistiti radionicu. Težak dio? Održavanje takvog stanja mjesec dana od sada.

Održavanje se odnosi na izgradnju navika koje traju. Ne samo pravila na papiru, već stvarna promjena načina razmišljanja gdje organiziranost postaje dio načina na koji vaš tim radi, a ne "jednokratni projekt" ili nešto što se radi samo kada šef prođe.

Već ste uložili trud u sortiranje, postavljanje, čišćenje i standardizaciju. Sada je cilj nastaviti s tim, dan za danom. Evo što pomaže:

• Brze provjere i revizije: Ne mora biti formalno. Jednostavna šetnja kako biste vidjeli jesu li alati vraćeni na mjesto ili je li se nešto počelo pomicati.
• Povratne informacije tima: Neka se ekipa oglasi. Ako nešto ne radi, oni će to prvi primijetiti. Olakšajte im predlaganje boljih načina rada.
• Postavite nekoliko jednostavnih KPI-jeva: Pratite stvari poput vremena izgubljenog na traženje alata, vremena između kvarova ili broja sigurnosnih problema. Uskoro ćete primijetiti čini li 5S razliku.

Da bi se stvarno zadržao, 5S mora biti više od "stvari održavanja". Trebao bi biti dio radne kulture svih, od novih zaposlenika do vaših najiskusnijih tehničara.

• Obučite nove zaposlenike rano: Učinite 5S dijelom uvođenja u posao. Kako mi ovdje radimo stvari.
• Neka bude vidljivo: Objavite jednostavne podsjetnike. Koristite oznake. Pokažite fotografije prije i poslije. Jasno pokažite kako izgleda "dobro".
• Vodite primjerom: Ako se voditelji timova i menadžeri pridržavaju procesa, ostali će također.
• Proslavite pobjede: Kada tim održava svoje područje u formi, postigne KPI ili poboljša proces: dajte im priznanje. Ne mora biti otmjeno, samo "dobar posao" i malo priznanja puno znači.

Procesi se mijenjaju. Oprema se ažurira. Ljudi dolaze i odlaze. Smisao Održavanja nije zamrzavanje stvari zauvijek. To je stvar kontinuiranog poboljšanja, a ne samo jednokratni hit.

Uz Serwizz, lakše je pratiti napredak 5S-a, dodjeljivati ponavljajuće kontrolne popise, prikupljati povratne informacije i osigurati rast standarda.

Prednosti 5S metode u održavanju

Odvojiti vrijeme za 5S nije dodatni posao, isplati se prije ili kasnije. Evo što timovi vide kada se drže toga:

1. Brzo pronađite alate i dijelove: Nema više kopanja po ladicama ili traženja dijelova. Timovi izvještavaju o značajno manje izgubljenog vremena na pretraživanje. To je pravi poticaj kada ste usred posla.
2. Uočite probleme prije nego što se pokvare: Kada je sve vidljivo i održavate stvari čistima i sortiranim, mali će se problemi s vremenom istaknuti. To znači manje iznenadnih kvarova.
3. Sigurnija radna zona: Nered i prljavština dovode do poskliznuća, spoticanja ili nesreća. Čisto, organizirano područje olakšava kretanje i uočavanje opasnosti prije nego što se netko ozlijedi.
4. Bolja kvaliteta rada: Kada su rutine jasne, alati pouzdani, a prostor organiziran, poslovi se obavljaju ispravno prvi put. Standardizirani procesi znače manje pogrešaka.
5. Manje otpada i niži troškovi: Nema prekomjerne kupnje rezervnih dijelova ili zaliha. S urednim skladištem i dijelovima koje stvarno koristite, inventar ostaje pod kontrolom, a troškovi se smanjuju.
6. Oprema traje dulje: Strojevi koji se redovito čiste, pregledavaju i pravilno koriste rjeđe se kvare. To znači više vremena rada i manje hitnih popravaka.
7. Ponos tima i učinkovitost: Čista radionica šalje jasnu poruku: stalo vam je. Timovi osjećaju veće vlasništvo i zadovoljstvo kada je radni prostor organiziran i odražava njihov trud.

Voditelj pouzdanosti podijelio je kako je jednostavno 5S čišćenje transformiralo područje tokarilice. Alatničar je bio ponosan na urednost, izgradili su zamah i ta je mala akcija pokrenula promjenu u cijeloj radionici.

Drugi tim s kojim smo radili pratio je manje pretraživanja alata i brže vrijeme popravka nakon dodavanja pravila o 2 minute čišćenja. Učitavanje fotografija njihove čiste zone pomoglo im je da vide napredak.

Uobičajene prepreke s 5S i kako ih prevladati

Budimo realni, održavanje 5S-a može biti teško, pogotovo u održavanju gdje se stvari brzo kreću i iznenađenja se događaju svakodnevno. Normalno je naići na nekoliko prepreka. Važno je kako reagirate.

Evo najčešćih prepreka s kojima se suočavaju timovi za održavanje i kako ih riješiti.

1. "Nemamo vremena za ovo"

Kada stvari postanu užurbane ili vam nedostaje ljudi, organiziranost može postati izazov.

Rješenje: Počnite s malim. Odaberite jedan ormarić ili stanicu i popravite samo to. Ne morate zatvarati radionicu da biste napredovali.

2. "Već smo pokušali 5S... Nije se zadržalo"

Možda ste već pokušali 5S. Stvari su izgledale sjajno nekoliko dana, postavili ste oznake, sortirali alate, ali onda su svi postali zauzeti i polako se vratilo na staro.

Rješenje: Koristite kontrolne popise, fotografije ili brze podsjetnike kako biste sve držali na pravom putu. Koristite alat poput Serwizza za stvaranje vizualnih "prije i poslije" ploča, dodjeljivanje ponavljajućih zadataka ili bilježenje fotografija dovršenih kontrolnih popisa. Te stvari pomažu ljudima da ostanu odgovorni i ponosni na svoj rad.

3. "Ljudi ne slijede sustav"

Označili ste svaku ladicu, ali alati i dalje nestaju. Linije trake se ignoriraju. Čini se da se nitko ne drži plana.

Rješenje: Učinite sustav lakim za praćenje. Ako postavka pohrane nema smisla ljudima koji je koriste, neće je koristiti. Neka posjeduju svoje prostore. Slušajte njihove prijedloge. Ljudi podržavaju ono što pomažu stvoriti.

4. "Previše alata, premalo prostora"

Ako su vaša skladišta pretrpana ili imate pet verzija istog ključa, teško je organizirati se.

Rješenje: Tu dolazi Sortiranje (prvi S). Riješite se onoga što ne koristite i pohranite ostalo na temelju učestalosti. Alati za svakodnevnu upotrebu trebali bi biti na dohvat ruke. Rijetko korištena oprema može ići više ili u dublje skladište.

5. "Ljudi ne vide smisao"

Ako se 5S čini kao "dodatni posao" bez jasne koristi, teško je dobiti podršku.

Rješenje: Pokažite pobjede. Je li tehničar brže pronašao pravi dio? Jeste li izbjegli popravak jer je nešto uhvaćeno tijekom čišćenja? Podijelite to. Male pobjede grade motivaciju.

Praćenje napretka: Kako znati da 5S radi

Dakle, očistili ste radni prostor, dodali neke oznake i alati konačno imaju dom. Ali kako znati da 5S stvarno čini razliku?

Ne radi se uvijek o grafikonima ili izvješćima, ponekad su najbolji znakovi ispred vas. Evo nekoliko dobrih primjera:

• Manje izgubljenih alata: Ako vaš tim ne gubi vrijeme tražeći opremu, to je pobjeda.
• Brži poslovi: Kada je sve na svom mjestu, zadaci se obavljaju brže.
• Čistiji, sigurniji prostori: Manje nereda znači manje nesreća i lakši protok.
• Manje gunđanja: Čut ćete manje pritužbi poput "Gdje je ključ?" ili "Tko je ostavio ovaj nered?"

Ponekad, nikakva povratna informacija nije dobra povratna informacija.

Nekoliko ideja kako pratiti napredak:

• Fotografije prije i poslije
  Slika stvarno može reći više od proračunske tablice. Snimite brzu fotografiju "prije" područja alata ili ormarića za pohranu. Nekoliko tjedana kasnije, snimite još jednu. Ako stvari i dalje izgledaju organizirano, 5S radi.

Uz Serwizz, slike možete učitati i pratiti izravno unutar svojih kontrolnih popisa ili dnevnika održavanja.

• Provjere na licu mjesta ili mini-revizije
  Ne treba vam vojska s bilježnicama. Samo odaberite nekoliko ključnih mjesta (poput zida s alatima ili polica s dijelovima) i s vremena na vrijeme ih brzo pogledajte. Jesu li stvari tamo gdje bi trebale biti? Još uvijek označene? To je jednostavan način praćenja bez da to postane veliki zadatak.
• Koristite jednostavne metrike
  • Vrijeme ušteđeno na uobičajenim zadacima
  • Broj izgubljenih ili pogrešno postavljenih alata
  • Vrijeme zastoja zbog neorganiziranosti
  • Koliko često se preskaču kontrolni popisi ili zadaci čišćenja

Čak i praćenje samo jednog ili dva od ovih mjesečno daje vam osjećaj kako se stvari kreću.

• Pitajte tim
  Lako je ovo previdjeti, ali samo pitanje: "Radi li vam ovo?" puno znači. Vaš tim će vam obično reći pomaže li nešto — ili ako samo postaje buka.

Savjeti za primjenu 5S metode (uz Serwizz)

Ako tek počinjete s 5S-om, ne brinite, to može biti preplavljujuće. Ali bez brige, možete postići dobre rezultate primjenom malih promjena i nastaviti odatle. Tu Serwizz stvarno može pomoći.

• Počnite s jednim područjem
  • Odaberite jedno mjesto: npr. ormarić za alate. U Serwizzu možete stvoriti kontrolni popis samo za to područje i dodijeliti ga svom timu. Lako za praćenje, lako za praćenje.
• Izgradite jednostavne navike
  • Koristite podsjetnike i kontrolne popise kako biste sve držali na istoj stranici bez potrebe za stalnim mikroupravljanjem. Serwizz vam omogućuje postavljanje ponavljajućih zadataka. Na taj način se stvari poput "čiste stanice" ili "provjere skladišta alata" automatski pojavljuju.
• Koristite fotografije za praćenje napretka
  • Snimite fotografiju prije i poslije kada organizirate područje. Te fotografije možete učitati izravno u Serwizz, izravno unutar svojih zapisa zadataka.
• Uključite tim
  • Serwizz omogućuje članovima tima da ostavljaju komentare, prilažu bilješke ili označavaju probleme tako da se poboljšanja ne izgube.

5S ne mora biti kompliciran. S nekoliko jednostavnih koraka, pravim alatima i timom koji je na brodu, možete izbjeći stresnu situaciju u svom svakodnevnom održavanju.

Serwizz je tu da vas podrži na svakom koraku. Počnite s malim koracima. Budite dosljedni. Nastavite se poboljšavati.