Sezona guma: plan rada za autoservis

Sezona zamjene guma u autoservisu ne pukne zato što nema kupaca, nego zato što termini u kalendaru nadmaše ono što dvije dizalice i četiri ruke mogu odraditi u jednom danu. Ovaj tekst daje izračun kapaciteta za sezonu zamjene guma, plan rada po tjednima do 15. studenoga i primjer radnog naloga za zamjenu kotača, a na kraju pokazuje kako se isti plan vodi u Serwizzu. Namijenjen je voditeljima servisa koji žele znati prije nego što se red na vratima pretvori u red na parkiralištu.

Prema hrvatskim pravilima zimska oprema je obvezna od 15. studenoga do 15. travnja na dionicama cesta označenima prometnim znakom, što navodi Hrvatski autoklub. Termini u vulkanizerskim radionicama pune se prije tog roka, a 15. studenoga ove godine pada u nedjelju, pa stvarni rok za vaš servis završava u subotu 14. studenoga.

Zašto kapacitet, a ne potražnja, lomi sezonu guma

Potražnju u sezoni guma ne možete promijeniti, jer vozači mijenjaju gume kad im to rok nalaže. Ono što možete mjeriti i planirati je koliko zamjena vaš servis zaista stigne odraditi u danu, a većina radionica to ne zna točno nego procjenjuje iz iskustva.

Što se događa kad se termini dogovaraju bez izračuna

Voditelj servisa računa da će stići, jer je lani stigao. Termini se dogovaraju telefonom i porukama, pa prijem obeća jedno, a radionica zna drugo. Posljedica je lančana reakcija, a ne jedan kasni termin: vozilo koje čeka na dizalici blokira sljedeće, kupci čekaju u radionici, a komplikacije poput zamrznutog vijka ili oštećenog ventila gutaju vrijeme koje nitko nije uračunao.

Anonimni nalazi iz razgovora s korisnicima Serwizza ponavljaju isti obrazac: servisne tvrtke dok rade na papiru, u porukama i u Excelu gube pregled nad tim što je u tijeku i tko je za što odgovoran. U sezoni guma to se pretvara u kašnjenja koja kupac vidi odmah.

Zašto je kapacitet radionice manji nego što izgleda

Dizalica radi osam sati, ali ne radi osam sati zamjene. Dio dana odlazi na prijem vozila, razgovor s kupcem, pauze, povremeni kvar opreme i primopredaju na kraju. Kad kapacitet računate prema radnom vremenu, a ne prema stvarno iskoristivim minutama, svaki dan počinje s dugom koji se nakuplja.

Kako izračunati kapacitet servisa za sezonu guma

Izračun ima tri ulaza i jednu usporedbu: koliko minuta dnevno je stvarno iskoristivo, koliko traje jedna zamjena, koliko radnih mjesta imate i koliko je termina već zauzeto. Svi brojevi u primjeru ispod su ilustrativni, primjer, ne mjerenje, i zamijenite ih vlastitima.

Formula

Zamjene po radnom mjestu na dan = iskoristive minute dnevno podijeljene s trajanjem jedne zamjene, zaokruženo prema dolje. Dnevni kapacitet = to puta broj radnih mjesta. Tjedni kapacitet = dnevni kapacitet puta broj radnih dana. Trajanje jedne zamjene mjerite s vremena otvaranja radnog naloga do zatvaranja, a ne prema osjećaju: uzmite desetak stvarnih zamjena i njihov prosjek.

Primjer za servis s dvije dizalice

Servis radi šest dana u tjednu, dva radna mjesta, osam sati dnevno. Šezdeset minuta dnevno odlazi na prijem, pauze i primopredaju, pa je iskoristivo 420 minuta. Zamjena sva četiri kotača s balansiranjem traje 45 minuta.

Pretpostavite da je za posljednji tjedan prije roka obećano 150 zamjena. Manjak je 42 zamjene, to jest više od dva dana rada punog servisa, i vidi se tek kad se napravi izračun, a ne kad se pojavi red.

Kako zatvoriti manjak prije nego nastane

U primjeru postoje dvije poluge koje ne traže novo radno mjesto. Prva je skraćivanje zamjene s 45 na 40 minuta tako da se kotači pripreme unaprijed, pa je kapacitet 10 zamjena po dizalici, to jest 20 na dan. Druga je produljeno radno vrijeme za dva sata uz istu opremu, što dodaje po tri zamjene po dizalici, to jest šest na dan. Zajedno daju 26 zamjena na dan i 156 u tjednu, što pokriva 150 obećanih termina uz malu rezervu. Ako ni to ne pokriva potražnju, pošten odgovor kupcu u listopadu bolji je od obećanja u studenom koje se ne može održati.

Plan rada po tjednima do 14. studenoga

Plan ima četiri tjedna, od ovog tjedna do subote prije roka:

1. Tjedan od 22. listopada: izmjerite trajanje zamjene na stvarnim nalozima, izračunajte kapacitet i usporedite s već dogovorenim terminima.
2. Tjedan od 26. listopada: odlučite o polugama (priprema kotača, produženo radno vrijeme, subotnja smjena) i javite kupcima koji su na granici da im termin ostaje.
3. Tjedan od 2. studenoga: zaključajte kalendar za posljednji tjedan, a termine koje ne možete odraditi ponudite ranije ili uz rezerviran termin u travnju.
4. Tjedan od 9. studenoga: svaki dan počinje popisom naloga iz prethodnog dana, a zaostaci se prebacuju u iduće jutro prije novih kupaca.

Primjer radnog naloga za zamjenu kotača

Radni nalog za sezonsku zamjenu mora biti kratak, jer ga tehničar ispunjava dvadesetak puta dnevno. Dovoljno je zapisati vozilo, kupca, termin, što je dogovoreno i što je zatečeno.

Fotografija pri prijemu štiti servis i kupca: ako se kasnije pojavi pitanje o oštećenom disku, odgovor je u nalogu. Isti obrazac možete početi i s besplatnim obrascem radnog naloga dok ne prijeđete na digitalni sustav.

Kako plan sezone guma radi u Serwizzu

Serwizz je CMMS, a ne sustav za online rezervaciju termina, pa kupci i dalje rezerviraju gdje to danas rade. Razlika je u tome što svaki potvrđeni termin postaje radni nalog, a plan se vodi iz naloga, ne iz poruka.

Upravljanje radnim nalozima daje jedan nalog po vozilu s opisom, terminom, odgovornom osobom i statusom, pa voditelj vidi koliko je naloga zakazano, koliko je u radu i koliko ih je gotovo. Mjerenje trajanja zamjene iz prvog tjedna plana dobivate iz istih naloga, a praćenje radnih sati pokazuje koliko je stvarno trebalo. Fotografije stanja pri prijemu prilažu se izravno uz nalog s telefona, jer je Serwizz PWA i otvara se iz preglednika bez trgovine aplikacija.

Zadaci koji ne pripadaju jednom vozilu, kao što su priprema kotača prije jutra ili popis zaostataka, vode se kroz upravljanje zadacima. Za tvrtke s voznim parkom koje svake sezone mijenjaju gume, preventivno održavanje može isti zahvat ponavljati u proljeće i jesen, pa sezona ne ovisi o tome tko se sjeti nazvati. Više o radu servisa i autoindustrije nalazi se na stranici Serwizz za autoservise.

Do 14. studenoga ostaje vremena za jedan pošteni izračun

Kapacitet nije tajna sezone guma, ali ga većina servisa ne izračuna dok ne postane problem. Ako izmjerite trajanje zamjene ovaj tjedan, imat ćete tri tjedna da zatvorite manjak, umjesto da ga otkrivate u zadnjem tjednu pred rokom.

Zatražite svoj Serwizz CMMS demo i pokažite nam svoj kalendar sezone, a mi ćemo ga prevesti u radne naloge. Ako više volite sami isprobati, besplatna proba otvara se bez instalacije.