Što je matrica dodjele odgovornosti (RACI)?

Matrica dodjele odgovornosti (ili samo RACI matrica) je alat koji pojašnjava uloge i odgovornosti unutar tima. Definira tko je odgovoran (Responsible), tko je odgovoran za ishod (Accountable), s kime se konzultira (Consulted) i tko je informiran (Informed) za svaki zadatak.

Zamislite ovo: usred ste hitnog slučaja održavanja i pitate se — tko bi trebao što raditi? Dok vrijeme prolazi, postavljate si pitanja poput: Tko odobrava popravak? Tko naručuje pokvareni dio? Koga trebam obavijestiti? Vjerujte nam, ove se situacije događaju češće nego što mislite u svijetu održavanja.

Srećom, postoji koristan alat - Matrica odgovornosti. RACI matrica sprječava ta pitanja, pa kada vaš stroj ima problema ili zastoja, vaši će tehničari znati svoj posao. Nema više upiranja prstom. Nema više kašnjenja.

U održavanju, gdje je vrijeme sve, a zastoji koštaju novac, Matrica odgovornosti nije samo nešto što je lijepo imati — ona je neophodna. Održava radne tokove glatkima, timove usklađenima i operacije u pogonu.

U ovom blogu ćemo razraditi što je zapravo Matrica odgovornosti, kako funkcionira i kako možete stvoriti jednu koja odgovara vašem timu za održavanje — bez uobičajenih glavobolja.

Ključne komponente RACI matrice

RACI matrica je okvir koji dijeli odgovornosti u četiri jednostavne uloge. Ključ uspješnih operacija održavanja je potpuno razumijevanje ovih uloga. Poznavanjem razlike između uloga, jasno ćete znati tko ima vlasništvo i neće više biti nagađanja.

R — Odgovoran (Responsible) Ovo je osoba (ili grupa) koja zapravo obavlja posao. U svijetu održavanja, odgovorna osoba može biti tehničar koji obavlja popravak, menadžer koji zakazuje zadatak ili osoba u financijama koja naručuje dijelove. Imajte na umu da možete imati više od jedne odgovorne osobe, ali obično je manje bolje.

A — Odgovoran za ishod (Accountable) Ova uloga je krajnji vlasnik zadatka ili odluke. Odgovorna osoba za ishod potpisuje da je posao obavljen ispravno. Oni su osoba kojoj se obraćate ako nešto treba eskalirati. U održavanju, to može biti menadžer održavanja ili voditelj tima. Važno: trebala bi postojati samo jedna odgovorna osoba za ishod po zadatku kako bi se zadržalo jasno vlasništvo.

C — Konzultiran (Consulted) Ova uloga uključuje stručnjake ili dionike koji nude svoje savjete, prije nego što se donese odluka ili poduzme radnja. Zamislite inženjera koji daje smjernice za složeni popravak ili službenika za sigurnost koji provjerava usklađenost. Njihove povratne informacije su vrijedne, ali oni ne obavljaju stvarni posao.

I — Informiran (Informed) Ova uloga uključuje ljude koje treba obavještavati nakon što je zadatak obavljen ili je donesena odluka. Na primjer, operativni tim može biti obaviješten o zastoju opreme ili financijski tim o narudžbama dijelova. Oni nemaju izravnu ulogu u izvršenju, ali trebaju ažuriranja kako bi dobro obavljali svoj posao.

Ako podijelite svoje zadatke pomoću RACI matrice, možete izbjeći pretpostavke, poput "Mislio sam da netko drugi to radi". Možete poboljšati timsku komunikaciju i držati sve na istoj stranici — što je ključno kada vrijeme zastoja teče.

RACI vs RASCI vs DACI: Koja je razlika?

RACI matrica je odličan alat, ali ponekad se timovi za održavanje suočavaju sa složenijim zadacima ili odlukama. Kako bi vam pomogli prebroditi te izazove, postoje još dva okvira, RASCI i DACI. Sada ćemo podijeliti pregled svakog od njih, kako biste mogli donijeti ispravnu odluku i odabrati pravi.

RACI — klasik

• R = Odgovoran (obavlja posao)
• A = Odgovoran za ishod (posjeduje ishod)
• C = Konzultiran (pruža unos)
• I = Informiran (obavještava se) Jednostavno i učinkovito. Savršeno za većinu zadataka održavanja gdje su uloge jasne, a odluke jednostavne.

RASCI — malo detaljnije Ovo dodaje S za Podršku (Supportive).

• S = Podrška (pomaže u poslu) U održavanju, to može biti tim iz skladišta koji opskrbljuje dijelovima ili specijalizirani tehničar koji pomaže tijekom popravaka, ali nije glavni izvršitelj. RASCI pomaže kada postoji veći tim s jasnim pomagačima, a ne samo izvršiteljima.

DACI — usmjeren na donošenje odluka

• D = Pokretač (Driver) (pokreće zadatak ili projekt naprijed)
• A = Odobravatelj (Approver) (daje konačno odobrenje)
• C = Suradnici (Contributors) (daju unos)
• I = Informiran (Informed) (obavještava se o napretku) DACI se više odnosi na procese donošenja odluka nego na izvršenje zadataka. Koristite ga kada imate složena odobrenja ili više dionika uključenih u odluke, kao što je odabir nove tehnologije održavanja ili dobavljača.

Koji odabrati?

• Ako je vaš posao održavanja uglavnom usmjeren na zadatke i obavljanje stvari — držite se RACI. Jednostavan je i pokriva većinu svakodnevnih potreba.
• Ako se često oslanjate na stručnjake ili uloge podrške kako biste dovršili zadatak, RASCI dodaje malo više jasnoće bez prekompliciranja stvari.
• Ako se bavite većim odlukama, međutim, projektima ili bilo čime s puno mišljenja, DACI bi mogao biti bolji izbor — izgrađen je za brže donošenje odluka.

Prednosti RACI-ja

Korištenje RACI matrice u održavanju nije samo neka popularna riječ. Zapravo olakšava vaš radni dan i pomaže bržem obavljanju stvari. Evo nekih prednosti:

1. Jasna odgovornost Svatko zna tko obavlja posao, tko ga odobrava i tko samo treba biti informiran. Nema više nagađanja.

2. Manje zastoja Kada su uloge jasne, odobrenja i zadaci se ne zaglavljuju čekajući. Strojevi se brže popravljaju, a vaša operacija nastavlja s radom.

3. Bolja komunikacija Pravi ljudi se konzultiraju rano, a pravi ljudi dobivaju ažuriranja kasnije. Nitko nije ostavljen u mraku.

4. Manje nesporazuma Nema okrivljavanja ili upiranja prstom jer svatko zna svoju ulogu i što se od njega očekuje.

5. Lakše planiranje Možete bolje rasporediti svoj tim i osigurati da imate prave dijelove i vještine prije početka rada.

6. Funkcionira kako rastete Bilo da ste mali tim ili velika operacija, RACI vam pomaže da stvari ostanu organizirane kako postaju složenije.

Ograničenja RACI-ja

Kao i svaki drugi alat, RACI nije savršen. Pogotovo u brzom svijetu održavanja. Evo nekih ograničenja:

1. Ne prikazuje prioritet ili vrijeme zadatka RACI vam govori tko je uključen, ali ne i kada bi se zadaci trebali dogoditi ili koliko su hitni. I dalje ćete trebati druge alate za upravljanje rasporedima i prioritetima.

2. Može postati komplicirano s velikim timovima Kada je uključeno mnogo ljudi, matrica može postati nered. Previše odgovornih ili konzultiranih uloga može uzrokovati zbrku umjesto da je razjasni.

3. Ne rješava dobro preklapanja Ponekad se zadaci preklapaju ili brzo mijenjaju, posebno u hitnim popravcima. RACI se može teško nositi ako se uloge mijenjaju u hodu.

4. Rizik od preopterećenja "Odgovornog za ishod" Ako previše zadataka dodijeli istu osobu kao odgovornu za ishod, to stvara uska grla. Važna je jasna delegacija izvan samog RACI-ja.

5. Potrebna je podrška i održavanje Ako tim zapravo ne koristi ili ne ažurira matricu, ona postaje beskorisna. Kao i svaki alat, radi samo ako ga svi shvate ozbiljno.

Koraci za izradu RACI matrice

Izrada RACI matrice ne mora se pretvoriti u tjedni projekt. Ne trebaju vam otmjeni alati ili konzultant da biste započeli. Većina timova može je izraditi u kratkoj radionici ili tijekom redovnog sastanka za planiranje. Samo okupite prave ljude, usredotočite se na svoje stvarne radne tokove i održavajte razgovor utemeljenim na tome kako se stvari zapravo događaju — a ne kako bi se trebale događati na papiru.

Evo kako izraditi RACI koji zapravo funkcionira:

1. Popis ključnih zadataka ili aktivnosti

Započnite identificiranjem glavnih zadataka u vašem tijeku rada održavanja. To može uključivati stvari poput:

• Zakazivanje preventivnog održavanja
• Odobravanje radnih naloga
• Naručivanje rezervnih dijelova
• Odgovaranje na kvarove u održavanju
• Provođenje revizija
• Obavljanje inspekcija

Usredotočite se na zadatke gdje se često događa zbrka ili gdje je uključeno više uloga.

2. Identificirajte uključene uloge

Ne navodite imena — navodite uloge. Držite se naziva poslova ili funkcija. Na primjer:

• Tehničar
• Planer održavanja
• Menadžer održavanja
• Skladište ili zalihe
• Financije
• Odobravatelj

Ako radite u manjem timu, jedna osoba može imati više uloga — i to je u redu. Samo održavajte matricu temeljenom na ulogama kako bi se skalirala kako vaš tim raste.

3. Dodijelite R, A, C i I za svaki zadatak

Sada idite niz popis zadatak po zadatak i dodijelite odgovarajuće uloge:

• R – Odgovoran: Tko će zapravo obaviti zadatak?
• A – Odgovoran za ishod: Tko posjeduje ishod i osigurava da se obavi?
• C – Konzultiran: Tko bi trebao dati unos prije ili tijekom zadatka?
• I – Informiran: Tko samo treba biti obaviješten?

Zapamtite: Trebala bi postojati samo jedna odgovorna osoba za ishod po zadatku. Više od jedne, i vraćate se u zbrku.

4. Održavajte je sažetom i realnom

Lako je početi dodavati previše imena pod Konzultiran ili Informiran — ali više nije bolje. Samo zato što je netko malo uključen u proces ne znači da ga treba obavještavati o svakom ažuriranju. Zapitajte se: Treba li ovu osobu stvarno obavijestiti? Hoće li to pomoći da se posao obavi brže ili bolje? Ako ne, izostavite je.

Previše C-ova i I-ova samo usporava stvari.

5. Pregledajte i dogovorite se kao tim

Okupite tim — nemojte samo izrađivati matricu sami za svojim stolom. Objasnite uloge i zadatke, postavljajte pitanja i pobrinite se da se svi slažu. Ovdje se rano razjašnjavaju mnogi nesporazumi.

Ako se ljudi ne slažu oko toga tko je odgovoran ili odgovoran za ishod — odlično! Bolje to riješiti sada nego tijekom kvara u 2 ujutro.

6. Podijelite je i koristite je

Nakon što se svi slože, stavite matricu tamo gdje je vidljiva i lako dostupna — na zajednički pogon, u CMMS, ili čak isprintanu i prikvačenu na zid. I najvažnije: koristite je.

• Koristite je tijekom sastanaka za planiranje
• Koristite je prilikom dodjele radnih naloga
• Koristite je kada se nešto pokvari i uloge su nejasne

RACI matrica radi samo ako postane dio načina na koji vaš tim komunicira i donosi odluke.

Praktični primjeri RACI-ja u održavanju

Jedno je razumjeti RACI u teoriji — drugo je vidjeti kako funkcionira u stvarnim zadacima održavanja. Evo dva svakodnevna primjera gdje RACI matrica može razjasniti zbrku i uštedjeti vrijeme:

Primjer 1: Hitni popravak

Scenarij: Transportna traka u distribucijskom centru se pokvari tijekom vršnih sati.

Napomene:

• Tehničar obavlja posao (Odgovoran), ali voditelj održavanja potpisuje i održava ga u pokretu (Odgovoran za ishod).
• Sigurnost i operacije daju unos (Konzultiran), ali ne usporavaju proces.
• Operacije su informirane, nisu uključene u izvršenje.

Primjer 2: Planirano preventivno održavanje

Scenarij: Mjesečno preventivno održavanje HVAC sustava u bolničkom krilu.

Napomene:

• Planer pokreće raspored, dok tehničar obavlja posao.
• Sigurnosne procedure prolaze kroz HSE, a financijski tim treba biti informiran za praćenje troškova.
• Ažuriranja CMMS-a održavaju ostatak tima u tijeku.

Najbolje prakse za RACI: Što činiti i što ne činiti

RACI matrica je korisna samo ako se zapravo koristi. S ovim savjetima o tome što činiti i što ne činiti možete izbjeći uobičajene pogreške.

Što činiti s matricom odgovornosti

1. Neka bude temeljena na ulogama, a ne na imenima Koristite nazive poslova umjesto imena ljudi. Ljudi se mijenjaju — uloge ne.

2. Neka bude vidljiva Ne dopustite da vaša matrica skuplja prašinu u zaboravljenoj proračunskoj tablici. Isprintajte je i stavite na zid ili još bolje stavite je u CMMS. Ako vaš RACI nije vidljiv, nije koristan.

3. Ograničite odgovorne za ishod na jednog po zadatku Jedan zadatak = jedna osoba odgovorna za ishod. Sve ostalo stvara zbrku ili upiranje prstom.

4. Redovito je pregledavajte Procesi održavanja se mijenjaju. Tako bi se trebao mijenjati i vaš RACI. Ponovno ga pregledajte tijekom timskih retrospektiva, revizija ili kada se nešto čini "čudnim".

5. Koristite je tijekom planiranja i post-mortema Kada izrađujete novi proces ili pregledavate kvar, izvucite matricu. Pokazuje tko je trebao što učiniti — i gdje su bile praznine.

Što ne činiti s matricom odgovornosti

1. Nemojte je prekomplicirati Ako svaki zadatak ima pet konzultiranih i tri informirana, usporavate stvari. Uključite samo uloge koje stvarno trebaju biti tamo.

2. Nemojte preskakati timsku raspravu RACI napravljen u izolaciji neće se zadržati. Izradite ga zajedno, ili ga barem pregledajte zajedno — ljudi se trebaju složiti.

3. Nemojte je tretirati kao uklesanu u kamen To je živi alat, a ne ugovor. Ako se uloge mijenjaju ili je netko preopterećen, prilagodite je.

4. Nemojte brkati odgovornog s odgovornim za ishod Ovo je klasična pogreška. Odgovorni obavlja posao. Odgovorni za ishod posjeduje rezultat. Nisu uvijek ista osoba.

Ispravite ove osnove i vaša RACI matrica postaje više od dokumenta — postaje dio načina na koji vaš tim radi.

Završne misli

U održavanju se problemi rijetko pojavljuju u savršeno vrijeme. Kada se pojave, vaš tim treba točno znati tko što rješava. Bez nagađanja, bez kašnjenja.

RACI matrica može izgledati jednostavno, međutim ima ogroman utjecaj. Održava vaš tim usklađenim, izbjegava dvostruki rad i ubrzava odluke. Bez obzira planirate li preventivni rad, rješavate kvarove ili upravljate rezervnim dijelovima, RACI vam daje okvir za organiziranost i jasnoću.

Ne trebate previše razmišljati. Izradite svoju prvu matricu na temelju stvarnih zadataka, prilagođavajte je kako idete i pobrinite se da je vaš tim zapravo koristi. Cilj je postići jasnoću.

Jer u održavanju, jasnoća znači manje zastoj, a manje zastoja znači da se sve nastavlja kretati.

Sljedeći koraci

👉 Saznajte više o Serwizz CMMS-u
👉 Rezervirajte demo ili isprobajte besplatno