Godišnji program održavanja zgrade: predložak

Godišnji program održavanja zgrade upravitelj mora predložiti predstavniku suvlasnika najkasnije do 15. studenoga, a u većini upraviteljskih tvrtki taj se prijedlog i dalje piše iz sjećanja i prošlogodišnje tablice. Ovaj tekst daje predložak programa koji se puni iz radnih naloga, radnih zahtjeva i nalaza pregleda iz protekle godine, primjer radnog naloga za jednu stavku programa i pregled rokova koje upravitelju propisuje zakon. Na kraju je opisano kako se isti postupak vodi u Serwizzu, tako da se prijedlog za svaku zgradu slaže iz podataka, a ne iz glave.

Rok nije formalnost. Zakon o upravljanju i održavanju zgrada, koji vrijedi od 1. siječnja 2025., uz rok veže i posljedicu: ako suvlasnici ne donesu godišnji ili višegodišnji program, zajedničku pričuvu plaćaju u peterostrukom iznosu zadnje usvojene pričuve. Zato je dobar prijedlog najjednostavniji način da suvlasnici program usvoje na vrijeme.

Predložak vrijedi za stambene, stambeno poslovne i poslovne zgrade, a jednako ga mogu koristiti upravitelj s nekoliko zgrada i servisna tvrtka koja za upravitelja vodi tehničko održavanje.

Što zakon traži od upravitelja do kraja godine

Zakon o upravljanju i održavanju zgrada upravitelju propisuje nekoliko rokova koji padaju u isto razdoblje. Kraj godine i početak sljedeće najgušći su dio posla, jer se tada istodobno predlažu programi, zatvaraju radovi i priprema godišnji izvještaj.

Koji rokovi vrijede za godišnji i višegodišnji program

Prema članku 52. zakona upravitelj priprema prijedlog godišnjeg programa održavanja zajedničkih dijelova zgrade i dostavlja ga predstavniku suvlasnika najkasnije do 15. studenoga tekuće godine. Godišnji program mora pratiti višegodišnji program, a prijedlog višegodišnjeg programa upravitelj dostavlja najkasnije do 31. prosinca. Isti članak traži da upravitelj suvlasnike preko predstavnika obavijesti o obavljenim poslovima u roku od 30 dana od njihova izvršenja i da do veljače dostavi godišnji izvještaj za proteklu godinu, s pregledom prihoda i rashoda zajedničke pričuve.

Zašto se prijedlog programa i dalje piše iz sjećanja

Upravitelj ili servisna tvrtka obično vodi desetke zgrada, a kvarovi tijekom godine stižu telefonom, e-poštom, porukom predstavnika ili usmeno na stubištu. Kad dođe studeni, netko mora sabrati sve što se u svakoj zgradi dogodilo, što je popravljeno, a što samo privremeno zakrpano, i od toga složiti prijedlog za sljedeću godinu.

Bez jednog mjesta za te podatke prijedlog nastaje tako da se kopira lanjski program i doda ono čega se netko sjeti. Anonimni nalazi iz razgovora s korisnicima Serwizza pokazuju isti obrazac: servisne tvrtke koje prelaze na CMMS najčešće zamjenjuju papirnate radne naloge, fotografije u porukama, Excel evidencije i tiskane izvještaje o pregledima, a kao najveću korist navode to što su zadaci i dokumentacija na jednom mjestu i lakša priprema izvještaja.

Što se dogodi kad je program slab

Program sastavljen iz sjećanja propušta upravo ono što se ponavlja. Oluk koji je dva puta čišćen nakon kiše, ventil u kotlovnici koji je zamijenjen privremenim dijelom i ulazna vrata koja su tri puta podešavana nisu u programu, pa se sljedeće godine opet pojavljuju kao hitni ili nužni popravci, plaćeni bez plana.

Slab prijedlog teže prolazi i kod suvlasnika. Ako predstavnik ne može objasniti zašto je stavka u programu i koliko će koštati, sastanak se odgađa, a program koji nije donesen vodi u peterostruku pričuvu. Za upravitelja postoji i treći razlog: prema članku 14. zakona upravitelj ne odgovara za štetu ako dokaže da je suvlasnicima pisano predložio radove potrebne za uklanjanje opasnosti, a oni su ih odbili. Prijedlog programa sa stavkama koje se pozivaju na konkretne radne naloge upravo je takav pisani trag.

Kako složiti godišnji program održavanja zgrade iz radnih naloga

Najpraktičniji redoslijed polazi od onoga što se u zgradi stvarno dogodilo, a ne od praznog obrasca. Pet koraka ispod vrijedi za svaku zgradu zasebno.

Korak 1: saberite proteklu godinu po zgradi

Za svaku zgradu izvucite sve radne naloge, radne zahtjeve suvlasnika, nalaze redovitih pregleda i servisne izvještaje vanjskih izvođača za lift, kotlovnicu, protupožarnu opremu i druge sustave. Uz svaki zapis zadržite broj naloga ili zahtjeva, datum i kratak opis, jer se na njih kasnije poziva prijedlog.

Korak 2: razvrstajte zapise po vrsti održavanja

Zakon razlikuje redovito i izvanredno održavanje, a izvanredno obuhvaća hitne popravke, nužne popravke i investicijsko održavanje. Razvrstajte svaki zapis u jednu od tih skupina. Kvarovi koji su se ponovili dva ili više puta kandidati su za redovito održavanje ili za trajni popravak u programu, a ne za još jedan hitni izlazak.

Korak 3: popunite predložak programa

Predložak ispod ima jedan redak po stavci programa. Stupac s izvorom povezuje stavku s radnim nalogom ili zahtjevom iz protekle godine, tako da predstavnik suvlasnika i suvlasnici vide zašto je stavka predložena.

Iznose upisujte iz ugovora i ponuda izvođača, a ne procjenom napamet. Prioritet određuje redoslijed ako pričuva ne pokriva sve stavke: prvo ono što utječe na sigurnost i osnovne uvjete stanovanja, zatim ono što se ponavlja, na kraju estetski radovi.

Isti predložak dostupan je kao Excel datoteka. U njemu su padajući izbornici za vrstu održavanja, prioritet i status, zbroj procjene po prioritetu i po vrsti održavanja, usporedba s očekivanom pričuvom i zaseban list za višegodišnji program.

Korak 4: uskladite program s pričuvom i višegodišnjim planom

Zbrojite procjene i usporedite ih s pričuvom koja se očekuje za sljedeću godinu. Stavke koje ne stanu prebacite u višegodišnji program s godinom provedbe, a ne brišite ih, jer se godišnji program mora oslanjati na višegodišnji. Ako zgrada nema višegodišnji program, ovo je trenutak da se veći zahvati, poput krova, fasade ili zamjene kotla, rasporede po godinama.

Korak 5: dostavite prijedlog i otvorite radne naloge za stavke

Prijedlog dostavite predstavniku suvlasnika pisano i zadržite potvrdu s datumom. Kad suvlasnici program usvoje, svaka stavka postaje radni nalog ili plan preventivnog održavanja s rokom i odgovornom osobom, tako da se tijekom godine zna što je obavljeno, a obavijest o obavljenim poslovima u roku od 30 dana piše se iz zatvorenog naloga.

Radni nalog za jednu stavku programa izgleda ovako:

Radni nalog: Program održavanja, zgrada u ulici X, zamjena ventila u kotlovnici Izvor: stavka godišnjeg programa, povezana s lanjskim radnim nalogom o privremenom popravku Rok: ožujak, izvan najhladnijeg dijela sezone grijanja Odgovorna osoba: voditelj tehničkog održavanja, izvršitelj vanjski serviser Opseg: zamjena ventila, provjera tlaka, probni rad Zatvaranje: fotografija prije i poslije, servisni izvještaj priložen, datum za obavijest suvlasnicima upisan

Prazan obrazac dostupan je u besplatnom predlošku radnog naloga, obrazac za prijave suvlasnika u besplatnom obrascu radnog zahtjeva, a popis ponavljajućih provjera u besplatnoj listi za preventivno održavanje. Opći postupak izrade godišnjeg plana za timove održavanja opisan je u tekstu Godišnji plan održavanja.

Kako to radi u Serwizzu

Serwizz je CMMS u kojem upravitelj ili servisna tvrtka vodi svaku zgradu kao zasebnu lokaciju s njezinom opremom, pa se podaci za prijedlog programa skupljaju tijekom cijele godine, a ne u studenome.

• Prijave suvlasnika stižu kao radni zahtjevi s opisom i fotografijom, a voditelj od zahtjeva jednim korakom otvara radni nalog.
• Radni nalozi u upravljanju radnim nalozima nose zgradu, dio zgrade, izvršitelja, rok i fotografije, pa se u studenome po zgradi vidi što se ponavljalo.
• Servisi koji se ponavljaju, poput kotlovnice ili protupožarne opreme, vode se kao planovi preventivnog održavanja, a obilasci zgrade kao kontrolne liste održavanja koje tehničar ispunjava na mobitelu.
• Pregled po zgradi i razdoblju daju sistematizacija podataka i analitička podrška, pa se popis za Korak 1 ne slaže ručno.

Serwizz ne izračunava pričuvu i ne zamjenjuje dokument programa koji upravitelj dostavlja predstavniku suvlasnika. On daje podatke od kojih se taj dokument slaže i pretvara usvojene stavke u radne naloge s rokovima. Aplikacija je PWA, tehničari je otvaraju u pregledniku na mobitelu bez instalacije iz trgovine aplikacija. Više o primjeni za upravitelje i servisere objekata pročitajte na stranici za pružatelje usluga za objekte i na stranici industrije objekata.

Prijedlog do 15. studenoga, podaci tijekom cijele godine

Prijedlog za godišnji program održavanja zgrade koji se poziva na radne naloge i zahtjeve iz protekle godine lakše prolazi kod suvlasnika, štiti upravitelja pisanim tragom i smanjuje broj hitnih izlazaka sljedeće godine. Ako ove godine program slažete ručno, iskoristite predložak iz ovog teksta, a za sljedeću godinu počnite bilježiti svaki posao na jednom mjestu.

Ako želite vidjeti kako se zgrade, radni zahtjevi i radni nalozi vode u jednom sustavu, zatražite svoj Serwizz CMMS demo. Možete i isprobati Serwizz besplatno.